Con la transformación digital, en la que se pretende usar la tecnología para comunicarnos (móviles, tablets, redes sociales...) y para gestionar información (aplicaciones bancarias, webs, procesadores de documentos como Word, Excel...) , aparece el concepto de gestión documental.
¿Qué es?
Si todo el mundo usa papeles, folios, impresiones... La gestión documental pretende tanto deshacernos de los documentos en papel, escaneándolos y digitalizándolos, como trabajar con documentos que ya recibimos en digital, como facturas, recibos bancarios y poco a poco documentos de la administración pública.
¿En qué me puede ayudar?
SharePoint online es un gestor documental incluido en Microsoft Office 365, nos puede servir para organizar los documentos tanto de nuestro hogar, como de una empresa, tipo nóminas, facturas, contratos...
Podemos además segmentar la información en diferentes bibliotecas de documentos, añadir columnas de datos a los documentos para categorizarlos, aplicar seguridad sobre las bibliotecas y sobre los documentos si no queremos que sean visibles para todos los usuarios que acceden a nuestro SharePoint.
También podemos buscar sobre los propios documentos si están digitalizados (no sólo escaneado simple, en ese caso son "fotos" del documento).
Y por supuesto, descargarlos, imprimirlos si fuese necesario y compartirlos con otras personas, incluso puntualmente externas a nuestro SharePoint.
¿Estos documentos dentro de SharePoint tiene validez legal?
Son totalmente válidos, siempre y cuando contengan la misma información que el original si se han escaneado, si son directamente documentos que hemos recibido digitalmente, por supuesto son de total validez.
Incluso hay aplicaciones adicionales que podemos instalar sobre SharePoint que pueden insertar firmas digitales o firmas electrónicas, las cuales son totalmente validas en temas legales.
¿Qué es?
Si todo el mundo usa papeles, folios, impresiones... La gestión documental pretende tanto deshacernos de los documentos en papel, escaneándolos y digitalizándolos, como trabajar con documentos que ya recibimos en digital, como facturas, recibos bancarios y poco a poco documentos de la administración pública.
¿En qué me puede ayudar?
SharePoint online es un gestor documental incluido en Microsoft Office 365, nos puede servir para organizar los documentos tanto de nuestro hogar, como de una empresa, tipo nóminas, facturas, contratos...
Podemos además segmentar la información en diferentes bibliotecas de documentos, añadir columnas de datos a los documentos para categorizarlos, aplicar seguridad sobre las bibliotecas y sobre los documentos si no queremos que sean visibles para todos los usuarios que acceden a nuestro SharePoint.
También podemos buscar sobre los propios documentos si están digitalizados (no sólo escaneado simple, en ese caso son "fotos" del documento).
Y por supuesto, descargarlos, imprimirlos si fuese necesario y compartirlos con otras personas, incluso puntualmente externas a nuestro SharePoint.
¿Estos documentos dentro de SharePoint tiene validez legal?
Son totalmente válidos, siempre y cuando contengan la misma información que el original si se han escaneado, si son directamente documentos que hemos recibido digitalmente, por supuesto son de total validez.
Incluso hay aplicaciones adicionales que podemos instalar sobre SharePoint que pueden insertar firmas digitales o firmas electrónicas, las cuales son totalmente validas en temas legales.
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