Ir al contenido principal

¿Qué es un gestor documental?

Con la transformación digital, en la que se pretende usar la tecnología para comunicarnos (móviles, tablets, redes sociales...) y para gestionar información (aplicaciones bancarias, webs, procesadores de documentos como Word, Excel...) , aparece el concepto de gestión documental.




¿Qué es?
Si todo el mundo usa papeles, folios, impresiones... La gestión documental pretende tanto deshacernos de los documentos en papel, escaneándolos y digitalizándolos, como trabajar con documentos que ya recibimos en digital, como facturas, recibos bancarios y poco a poco documentos de la administración pública.



¿En qué me puede ayudar?
SharePoint online es un gestor documental incluido en Microsoft Office 365, nos puede servir para organizar los documentos tanto de nuestro hogar, como de una empresa, tipo nóminas, facturas, contratos... 

Podemos además segmentar la información en diferentes bibliotecas de documentos, añadir columnas de datos a los documentos para categorizarlos, aplicar seguridad sobre las bibliotecas y sobre los documentos si no queremos que sean visibles para todos los usuarios que acceden a nuestro SharePoint.

También podemos buscar sobre los propios documentos si están digitalizados (no sólo escaneado simple, en ese caso son "fotos" del documento).



Y por supuesto, descargarlos, imprimirlos si fuese necesario y compartirlos con otras personas, incluso puntualmente externas a nuestro SharePoint.

¿Estos documentos dentro de SharePoint tiene validez legal?
Son totalmente válidos, siempre y cuando contengan la misma información que el original si se han escaneado, si son directamente documentos que hemos recibido digitalmente, por supuesto son de total validez.
Incluso hay aplicaciones adicionales que podemos instalar sobre SharePoint que pueden insertar firmas digitales o firmas electrónicas, las cuales son totalmente validas en temas legales.





Comentarios

Entradas populares de este blog

Registro de entrada y salida de empleados con Office 365

Con la puesta en marcha por parte del gobierno del nuevo decreto ley contra la precariedad laboral, entre otros puntos se obliga a partir de Mayo de 2019 a almacenar registros de entrada y salida de la jornada laboral de los empleados. Con esta norma, el Gobierno crea los registros de entrada y salida de cada trabajador, que deberán tener todas las empresas y que servirán para controlar que  no se excedan las jornadas laborales máximas exigidas  en la normativa y que, en su caso, se retribuyan las horas extras. Las empresas deberán contar con este registro a partir del próximo 12 de mayo y  conservarlo durante cuatro años a disposición de la inspección de trabajo . De hecho, el propio texto establece multas para las empresas que no lo implementen o no lo guarden durante ese periodo. A través de Office 365 podemos facilitar este registro horario a nuestros empleados y sobre todo el almacenamiento de los datos a la empresa. Para puestos con un horario fijo y en el mismo lugar, la

¿Cómo recuperar información eliminada en SharePoint Online?

Restaurar colección de sitios Póngase en contacto con el Soporte de Microsoft para obtener ayuda con posibles problemas de pérdida de datos. Trabajarán con usted para evaluar la mejor ruta para restaurar el contenido deseado, ya sea el control de versiones, la papelera de reciclaje o una restauración real. Las copias de seguridad se conservan durante 14 días, por lo que cuanto antes podamos comenzar con la recopilación de datos, mejor. Papelera de reciclaje De forma predeterminada, los Sitios, Listas, Bibliotecas, Carpetas, Elementos y Documentos irán a la papelera de reciclaje. Si un usuario final vacía su papelera de reciclaje, el contenido se transferirá a la papelera de reciclaje de la colección de sitios. Un administrador de la colección de sitios puede restaurar elementos de la papelera de reciclaje de la colección de sitios. Los artículos que se han eliminado en la papelera de reciclaje permanecerán allí durante 93 días. Los 93 días es la duración total, independientem

Solicitud de trámites de empleados con Power Apps y SharePoint

Dentro de nuestra intranet de SharePoint en Office365, podemos tener listas para almacenar trámites de nuestros empleados, como compartir nóminas con ellos, almacenar justificantes de bajas, solicitud de anticipos de nóminas o solicitud de vacaciones. En cuanto a compartir documentos de nóminas, con la gestión de permisos por carpetas y documentos que nos da SharePoint, podremos compartir con un empleado sin problemas de confidencialidad ni LOPD.            Si creamos una aplicación de Power Apps, podremos facilitar a nuestros empleados, la realización de estos trámites desde cualquier lugar y desde su dispositivo móvil. En cuando a los empleados del departamento de recursos humanos de nuestra empresa, podrán activar alertas en cualquiera de estas listas para que se les notifique la creación de cualquier trámite anterior. Las ventajas de una aplicación creada con Power Apps, es que está totalmente integrada en nuestro Office365, es multiplataforma (An